POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE
C.I. NEXTRADING LTDA.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 9º de la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y con los artículos
5, 6 y 7 del Decreto 1377 de 2013, le informamos que los datos personales recaudados por C.I.
Nextrading Ltda. serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos
establecidos en el presente documento.
En esta Política de tratamiento y Protección de Datos Personales usted encontrará los lineamientos
corporativos, de conformidad con la legislación aplicable, bajo los cuales efectuamos el tratamiento
de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos
y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante C.I. Nextrading Ltda.
I. IDENTIFICACIÓN DE C.I. NEXTRADING LTDA. COMO RESPONSABLES DEL
TRATAMIENTO
La presente política pertenece a la empresa C.I. NEXTRADING LTDA.,
NOMBRE : C.I. NEXTRADING LTDA.
NIT : 900.040.557-6
DOMICILIO : CARRERA 68 D # 98 A 37
TELÉFONO : 5165452
PÁGINA WEB : www.ubiqgroup.com
II. MARCO NORMATIVO
La Política está fundamentada en las siguientes normas y pronunciamientos jurisprudenciales:
1. Ley 1581 de Octubre 17 de 2012 por la cual se expidió el Régimen General de Protección de
Datos Personales, y cuyo objeto es: “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se
refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en
el artículo 20 de la misma”.
2. Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 de la Honorable Corte Constitucional que declaró
exequible la norma mencionada en el numeral anterior.
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3. Decreto 1377 de junio 27 de 2013, emanado por el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo que reglamentó aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el
Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados,
el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y
la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.
III. DEFINICIONES
Para efectos de lo consagrado en La Política, las siguientes palabras tendrán el significado
3.1 AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
3.2 AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida
al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder
a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3.3 BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Las “base de datos” tendrán tal condición sin importar el medio en el cual se encuentren contenidas
que podrá ser físico, electrónico, manual, automatizado, herramientas informáticas, etc.
3.4 CLIENTE FINAL O CONSUMIDOR: Toda persona que, como destinatario final, adquiere los
productos de C.I. NEXTRADING LTDA. a través de un Comercial o directamente en la sede principal,
para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial, cuando no
esté ligada intrínsecamente a su actividad económica.
3.5 COLABORADOR: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar
un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o
subordinación de la segunda y mediante remuneración.
3.7 DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
3.8 DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: El tratamiento de datos
personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de
naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) que se asegure
el respeto de sus derechos fundamentales; c) que se cuente con la autorización por parte del padre
o acudiente del niño, niña o adolescente.
3.9 DATO PÚBLICO: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
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contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
3.10 DATO SENSIBLE: Es aquel cuyo tratamiento afectan la intimidad del titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
3.11 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de C.I.
NEXTRADING LTDA. como Responsable de los datos.
3.12 POLÍTICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, como política de
tratamiento y protección de datos personales aplicada por C.I. NEXTRADING LTDA. de conformidad
con la legislación vigente.
3.13 PROVEEDOR: Toda persona natural que preste algún servicio a C.I. NEXTRADING LTDA. en
virtud de una relación contractual y/o legal vigente.
3.14 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para
efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, C.I. NEXTRADING LTDA.
3.15 TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
3.16 TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado
del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información los datos personales
a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3.17 TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de
un tratamiento por el Encargado por cuenta de un único responsable.
3.18 TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce (2012) por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan,
modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
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4.1 PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la
recolección de datos personales, C.I. NEXTRADING LTDA. se limitará a aquellos datos que sean
pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos y se deberá
informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a
la misma.
4.2 PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo,
expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4.3 PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4.4 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a
obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
4.5 PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la
Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
titular y/o por las personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo la información pública,
no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo
que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
titulares o terceros autorizados legal o contractualmente.
4.6 PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por C.I. NEXTRADING LTDA.
o el Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.7 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva
de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales
cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la
misma.
4.8 PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada
que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás
disposiciones que las desarrollen.
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V. DESTINATARIOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5.1. DESTINATARIOS
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a Clientes Finales,
Distribuidores, Colaboradores y Proveedores de C.I. NEXTRADING LTDA., así como a las demás
personas naturales tanto activos como inactivos, cuyos datos personales se encuentran incluidos en
las Bases de Datos de la Compañía.
C.I. NEXTRADING LTDA. asume que la voluntad del titular de no suministrar información de
naturaleza indispensable responde a su desistimiento en relación con la continuidad de la relación
que tenga con la empresa
5.2 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Los datos personales proporcionados por los titulares a C.I. NEXTRADING LTDA. serán almacenados
en las bases de datos de C.I. NEXTRADING LTDA., de sus empresas vinculadas o de sus contratistas
encargados para el tratamiento y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
A. Proveer nuestros servicios y productos y ejecutar los contratos de suministro y venta de pisos
marca LG HAUSYS suscritos con C.I. NEXTRADING LTDA.
B. Realizar los registros contables y tributarios requeridos.
C. Efectuar reportes a autoridades de control y vigilancia.
D. Permitir el acceso a los beneficios ofrecidos (Precios, rebajas).
E. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas,
promociones, alianzas, contenidos, así como los contratistas a cargo de la prestación de servicios, y
para facilitarle el acceso general a la información de estos
F. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los servicios
contratado(s) o adquirido(s).
G. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y
colaboradores.
H. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el
seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de
afiliación, servicio, administración, seguridad o atención, y en general evaluar la calidad del servicio
ofrecido por la empresa.
C.I. NEXTRADING LTDA. podrá compartir con sus aliados de negocios que se sometan a las
condiciones de la presente autorización los resultados de los mencionados estudios, análisis,
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personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por los
titulares.
I. Realizar estudios externos sobre el mercado y la importación de pisos en PVC.
J. Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
K. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las
mismas.
L. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
M. Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
N. Registrar la información de Clientes, distribuidores mayoristas y minoristas (activos) en las
bases de datos de la Compañía, así como la información de sus respectivos negocios, con la finalidad
de analizar, evaluar y generar datos estadísticos sobre su actividad económica, así como indicadores,
resultados comerciales, investigaciones de mercados, variables de sus negocios y/o cualquier otra
consideración relacionada directa o indirectamente con la actividad económica y comercial que
realizan.
O. Registrar la información de Proveedores (activos) en la base de datos de la Compañía.
P. Contactar a todo tipo de Clientes y Proveedores para el envío de información referida a la
relación contractual, comercial y obligacional a que haya lugar.
Q. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la
información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía particularmente aquellos
relacionados con información financiera y/o comercial necesaria para calcular el riesgo crediticio, a
Centrales de riesgo.
R. Permitir el acceso a las instalaciones de la Compañía y cualquiera de sus oficinas.
S. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe
entre el titular de los datos personales y la C.I. NEXTRADING LTDA.
En consecuencia, para las finalidades descritas, C.I. NEXTRADING LTDA. podrá:
T. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o
varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
II. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
III. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada
por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
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IV. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se
encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de
antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada,
nacional o extranjera.
V. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares.
Si usted nos proporciona sus Datos Personales, esta información será utilizada por C.I. NEXTRADING
LTDA. sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederemos a vender, licenciar,
transmitir o divulgar la misma, fuera de la Compañía, salvo que: (i) usted nos autorice expresamente
a hacerlo; (ii) sea necesario hacerlo para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los
servicios que les hemos encomendado; (iii) sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle
nuestros productos o servicios; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de
marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo
conjunto; (v) su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión
u otro proceso de restructuración de la sociedad; o (vi) sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser
divulgados con los fines dispuestos anteriormente a colaboradores dentro de C.I. NEXTRADING
LTDA., así como a asesores y a otras personas según corresponda.
C.I. NEXTRADING LTDA. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas
funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de los
datos personales de los titulares o se proporcionen dichos datos a terceros prestadores de servicios,
advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas
de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les
impedimos que divulguen su información personal a otros. De igual forma, C.I. NEXTRADING LTDA.
podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el
extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con
las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales. C.I.
NEXTRADING LTDA. ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su
jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y de protección de
datos personales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en las políticas
de C.I. NEXTRADING LTDA. sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, la
Compañía suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de
2013.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los
mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de C.I. NEXTRADING LTDA. o archivados en
términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo
con la ley.
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VI. DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
6.1 AUTORIZACION DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
C.I. NEXTRADING LTDA. como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para
solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización
para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán
recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su
consentimiento.
Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con
independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases
de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por C.I.
NEXTRADING LTDA., siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
C.I. NEXTRADING LTDA. como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido
mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para
tal efecto.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a C.I. NEXTRADING LTDA., cumple con los
requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii)
de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma
razonable que éste otorgó a C.I. NEXTRADING LTDA. la autorización respectiva.
En ningún caso podrá interpretarse el silencio del titular del dato como aceptación tácita o consulta
inequívoca de autorización para el tratamiento de datos personales.
Tal y como se describe en el procedimiento más adelante, el titular del dato podrá en cualquier
momento de la relación comercial o finalizada ésta, solicitar a C.I. NEXTRADING LTDA., la supresión
de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los
mismos.
• PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE DATOS PERSONALES
C.I. NEXTRADING LTDA. informará previamente a los titulares los datos personales que se requieren
y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre
relacionada con las actividades derivadas de la relación vigente entre las partes y el desarrollo de
nuestro objeto social de conformidad con el artículo 5.2. de esta Política.
En lo correspondiente al modo de obtener la autorización, C.I. NEXTRADING LTDA. recolectará la
información correspondiente a datos personales de manera escrita a través de los formatos y textos
que se establezcan para el efecto, bien sea de forma escrita o por medios electrónicos asegurando
en todo caso, conservar la prueba de la autorización para su posterior consulta por parte del Titular.
Dicha autorización podrá incluirse en los contratos respectivos a suscribirse con terceros Titulares de
datos personales a los que se les aplica La Política.
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El área de mercadeo de C.I. NEXTRADING LTDA. establecerá los mecanismos técnicos para lograr que,
previo al acceso a nuestra página Web y/o sitios corporativos en los que se soliciten datos personales,
el Titular pueda otorgar su autorización expresa de forma automática.
En todo caso, sea cual sea el mecanismo implementado y utilizado para dar cumplimiento a estas
disposiciones, en los documentos, formatos y/o textos que C.I. NEXTRADING LTDA. establezca para
el efecto se incluirá siempre:
a. La mención de la presente política de tratamiento y su ubicación.
b. Espacio para la firma del titular o su aceptación por medios digitales o mecánicos y, en caso
dado, del padre de familia, acudiente, representante legal, y/o cualquier otro legitimado para el
ejercicio de los derechos.
La autorización que de manera previa y expresa debe otorgar el Titular para el tratamiento de datos
personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, deberá incluir la autorización
de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular. El texto, formato y/o autorización
también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser entregados a terceros con
los cuales C.I. NEXTRADING LTDA. tenga tareas tercerizadas las cuales en todo caso se limitarán en el
uso que estos terceros le puedan dar a los datos, en los términos establecidos en La Política.
6.2 AUTORIZACION DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Usted tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por C.I.
NEXTRADING LTDA. Para el caso de datos sensibles será potestad del titular otorgar la autorización
explícita para el tratamiento de dicha información. En los eventos de recepción de datos sensibles,
C.I. NEXTRADING LTDA. será riguroso en mantener la seguridad y la confidencialidad de los mismos.
De conformidad con la excepción contenida en el literal “e” del artículo 6 de la ley 1581 de dos mil
doce (2012), C.I. NEXTRADING LTDA. podrá darles tratamiento a datos personales sensibles en los
siguientes casos establecidos por la ley:
a. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales del titular
deberán otorgar su autorización.
c. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo
de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su
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finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del
Titular.
d. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a
lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, C.I. NEXTRADING LTDA. deberá cumplir las
siguientes obligaciones:
• Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
• Informa al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán
objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su
consentimiento expreso.
6.3 AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES.
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con
autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
Las autorizaciones de solicitud de datos personales de menores de edad serán otorgadas de manera
conjunta por los padres (acudientes, representantes legales, curadores etc.) y de ser posible con los
correspondientes titulares. La firma de los padres constituirá la autorización legal y la suscripción por
parte del menor de edad representará su consentimiento sobre la autorización otorgada por los
padres y/o acudientes.
6.4 EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS
PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:
A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
B. Datos de naturaleza pública.
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C. Casos de urgencia médica o sanitaria.
D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
E. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
VII. ALMACENAMIENTO, USO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES.
7.1 PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES
C.I. NEXTRADING LTDA. adoptará medidas técnicas, tecnológicas y administrativas adecuadas y
suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De igual forma, la implementación estas medidas, permitirá la conservación de la autorización
otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.
C.I. NEXTRADING LTDA. adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la
información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente
autorizados por el titular.
7.2 PROCEDIMIENTO PARA EL USO Y CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN.
7.2.1 Transferencia de datos personales.
Para el evento en los cuales terceros ajenos a C.I. NEXTRADING LTDA. requieran validar, rectificar o
confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidos en las bases
de datos de la Compañía, se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y
expresa del titular para que opere la transferencia. C.I. NEXTRADING LTDA. se abstendrá de usar la
información proporcionada por los titulares para fines de comercialización diferente a su objeto
social y servicios específicos.
7.2.2 Transmisión de datos personales.
C.I. NEXTRADING LTDA. en consideración a la naturaleza de importador y distribuidor autorizado de
pisos marca LG HAUSYS podrá transmitir información correspondiente a los datos personales de los
titulares en razón de dar estricto cumplimiento al giro ordinario de sus negocios. Para lo anterior, en
el formato, texto y/o documento correspondiente se incluirá la autorización expresa y previa del
titular.
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7.3 SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
C.I. NEXTRADING LTDA. ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información
de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o
destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos
empleados y contratistas de C.I. NEXTRADING LTDA. diferentes al encargado del tratamiento de los
datos y que necesita este último conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el
objeto social de la Compañía. C.I. NEXTRADING LTDA.
No se permite el acceso a esta información por parte de terceros ajenos en condiciones diferentes a
las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de
conformidad con la normatividad nacional.
No obstante, lo anterior, C.I. NEXTRADING LTDA. no será responsable por ataques informáticos y en
general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas
para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos
informáticos o en aquellos contratados con terceros.
7.4 TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
De conformidad con los principios rectores y las medidas tecnológicas y administrativas que se
incorporen dentro de la institución, se mantendrán y conservarán los datos personales a los que se
refiere la presente política mientras esté vigente la relación con el Titular del dato respectivo y por
el tiempo exigido por la normatividad vigente en materia contable, comercial, laboral, fiscal, y
atendiendo a razones jurídicas, administrativas e históricas de la información.
VIII. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
8.1 Los titulares de los datos podrán en todo momento solicitar a C.I. NEXTRADING LTDA. como
Responsable del Tratamiento la supresión y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento
de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con lo establecido en el
artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y el procedimiento establecido a continuación en el numeral 8.2
de La Política.
Sin embargo, es importante que tenga en cuenta que la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular de los datos tenga un deber legal o
contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de C.I. NEXTRADING LTDA.
Además, dicha solicitud de supresión o revocatoria de la autorización podrán interpretarse como
terminación unilateral de la relación vigente con C.I. NEXTRADING LTDA.
8.2 El reclamo de que trata este capítulo se formulará mediante comunicación escrita dirigida al
Área de Servicio al Cliente de C.I. NEXTRADING LTDA. La comunicación deberá contener: la relación
establecida con C.I. NEXTRADING LTDA. para determinar a quién debe direccionarse el reclamo en
caso que sea necesario, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
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reclamo, la solicitud concreta y expresa, sus datos de contacto (dirección, teléfono y/o mail) y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Al presentar cualquier reclamo, el interesado deberá presentar los siguientes documentos:
I. Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., RUT).
II. Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido,
documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad
del Titular (Cámara de comercio no mayor a 30 días)
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo
en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
El Área de Servicio al Cliente de C.I. NEXTRADING LTDA. informará al encargado de los datos que
deben ser suprimidos, corregidos, actualizados o cuya autorización para el tratamiento fue revocada
para que emplee los mecanismos pertinentes a fin de eliminar, dentro del plazo establecido en el
inciso anterior, el dato respectivo.
La presentación del reclamo NO tiene ningún costo para el solicitante. No obstante, si en
cumplimiento de una obligación legal o contractual debemos conservar sus datos en nuestras bases
de datos, así se lo haremos saber, así como las razones por las cuales no podemos acceder a la
petición, hasta tanto no cese la obligación respectiva.
IX. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten
a los Titulares en relación con sus datos personales, son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a C.I. NEXTRADING LTDA. o
Encargados del Tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como
resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
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parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento
esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a C.I. NEXTRADING LTDA. salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por C.I. NEXTRADING LTDA. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al
Régimen de Protección de Datos Personales contenido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
X. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio de cualquiera de los
derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante C.I. NEXTRADING LTDA.
cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:
10.1. CONSULTAS:
Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de
C.I. NEXTRADING LTDA., este último como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares,
toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular.
10.2. RECLAMOS:
Los Titulares que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos
de C.I. NEXTRADING LTDA. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán
presentar un reclamo ante C.I. NEXTRADING LTDA. como Responsable del Tratamiento, el cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
La comunicación escrita debe estar dirigida al Área de Servicio al Cliente de C.I. NEXTRADING LTDA.,
y deberá contener, la relación establecida con C.I. NEXTRADING LTDA. para determinar a quién debe
direccionarse el reclamo en caso que sea necesario, la identificación del Titular, la descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo, la solicitud concreta y expresa, sus datos de contacto (dirección,
teléfono y/o mail) y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta
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incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del
reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo
en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
El Área de Servicio al Cliente de C.I. NEXTRADING LTDA. informará al encargado de los datos que
deben ser suprimidos, corregidos o actualizados para que el encargado emplee los mecanismos
pertinentes a fin de suprimir, corregir o actualizar, dentro del plazo establecido en el inciso anterior,
el dato respectivo.
La presentación del reclamo NO tiene ningún costo para el solicitante. No obstante, si en
cumplimiento de una obligación legal o contractual debemos conservar sus datos en nuestras bases
de datos, así se lo haremos saber, así como las razones por las cuales no podemos acceder a la
petición, hasta tanto no cese la obligación respectiva.
10.3 LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
poder correspondiente.
c. Por estipulación a favor de otro o para otro.
d. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para
representarlos.
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10.4 PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes
personas:
a. A los titulares o sus representantes legales.
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
10.5 CANALES HABILITADOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los
canales que han sido habilitados por C.I. NEXTRADING LTDA. para dicho efecto, los cuales se
encuentran a su disposición de forma gratuita, así:
- A través de la dirección de correo electrónico: cartera@ubiqgroup.com //
recepcion@ubiqgroup.com
- A través de las Líneas de Atención:
- Bogotá : 5165452
XI. DEBERES DE C.I. NEXTRADING LTDA. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de C.I.
NEXTRADING LTDA. los siguientes:
A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el Titular;
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada;
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
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F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento;
H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular;
J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y La Política;
K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo;
M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
P. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Q. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
R. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con
lo previsto en la ley 1581 de dos mil doce (2012).
XII. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área Legal de C.I. NEXTRADING LTDA. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación,
capacitación y observancia de esta Política.
Por otro lado, el área de Servicio al Cliente de C.I. NEXTRADING LTDA. ha sido designada por la
Compañía como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la
cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir
el dato y revocar la autorización.
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XIII. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
En caso de cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Protección y Tratamiento de
Datos Personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a
C.I. NEXTRADING LTDA., la Compañía como Responsable del Tratamiento le comunicará estos
cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas. Además,
cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, C.I. NEXTRADING
LTDA. obtendrá una nueva autorización de su parte.
En todo caso, lo invitamos a revisar periódicamente nuestra página web www.ubiqgroup.com en
donde se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política
o los mecanismos habilitados por C.I. NEXTRADING LTDA. para obtener una copia de la misma.
XIV. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir del día siguiente a
su publicación en la página web www.ubiqgroup.com y se entenderán incorporadas a esta política
las disposiciones aplicables a la materia, así como las instrucciones que al respecto imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad que haga sus veces.